Passaggio manageriale nelle PMI
Roberto Rocchegiani
PARTNER
Manager Consulting
In 50 parole
Sei l’imprenditore di una PMI che ogni giorno si trova a dover risolvere problemi di tipo organizzativo, amministrativo, finanziario, di gestione delle persone, dei clienti, dei fornitori e molto altro ancora? Se pensi che sia arrivato il momento di passare ad una gestione più strutturata questo è il momento giusto!
Perché interessa l’imprenditore SMART
Oggi nelle PMI si usa molto la parola “passaggio” inteso come modo per dare continuità all’azienda e prepararla ad affrontare al meglio il futuro.
Questo passaggio però, non può ridursi ad un semplice “passaggio generazionale”!
Siamo consapevoli dell’enorme divario tra le due generazioni, soprattutto di tipo tecnologico. L’accelerazione in termini di mentalità e strumenti è stata negli ultimi anni esponenziale, ma dobbiamo anche riconoscere l’enorme patrimonio del “saper fare” che è proprio della precedente generazione.
Questo patrimonio del “fare” deve esse condiviso con il “sapere” delle giovani generazioni, frutto di studio, esperienze all’estero, utilizzo delle tecnologie, frequentazione dei “social media”, conoscenza delle lingue. Definirei questa condivisione di conoscenze “patto generazionale”, un giusto mix tra esperienza e conoscenza.
Per raggiungere questo compromesso, l’imprenditore deve saper usare strumenti di gestione che siano più “manageriali”, uscendo dalla logica della guida prettamente “individuale” e “verticistica” per approdare a modelli di gestione che seguano la logica della “gestione per processi”.
Il manager ha il compito di “condurre per mano” l’organizzazione verso il “cambiamento”, attraverso una consapevolezza imprenditoriale che deve scaturire in volontà ed impegno nel rivedere la struttura organizzativa della sua PMI.
L’importanza di una gestione manageriale
Qualsiasi azione ed iniziativa per essere efficace deve essere preceduta da un’analisi dell’ambiente nel quale verrà effettuata.
Ci troviamo in un panorama molto variegato, fatto di migliaia di imprese, con una densità che non ha eguali in nessun altro paese europeo.
In Italia abbiamo un’impresa ogni 16 abitanti, contro i 26 ed i 38 abitanti rispettivamente di Francia e Germania.
Abbiamo un tessuto di imprese che sono per il 99,4 % al di sotto dei 50 dipendenti e per il 47% al di sotto dei 10 dipendenti, mentre ci sono solo 3.000 grandi imprese contro le 4.000 e le 9.000 rispettivamente di Francia e Germania.
Ogni impresa ha una sua storia ed un’organizzazione spesso a carattere familiare, è difficile quindi generalizzare una “ricetta” valida per tutte le imprese. Dobbiamo prima iniziare dai “bisogni” dei nostri imprenditori, per arrivare poi ad una proposta gestionale in grado di soddisfarli.
Questi bisogni li classificheremo in 5 principali tematiche, che riguarderanno:
- Il prodotto
- Il business
- Il Team
- La finanza
- I Rischi
Per ognuno di questi temi, abbiamo raccolto 10 esigenze, domande e dubbi di imprenditori e manager, il tutto per verificare se ci può essere una convergenza su alcuni di questi bisogni.
La gestione per processi
Verificati i fabbisogni organizzativi, possiamo presentare la soluzione organizzativa.
La gestione per processi segue ed organizza le sue risorse con finalità che sono orizzontali nei nostri organigrammi. Occorre maturità e responsabilità, per uscire dalla logica della gerarchia per reparti nella direzione di un progetto in team, condividendo piani di lavoro ed obiettivi.
Il cambiamento è nella mentalità di approccio e di scambio di informazioni tra i componenti del team, l’organigramma viene costruito senza lasciare “buchi” gestionali, con una struttura denominata a “muro maestro”.
Il funzionamento della gestione per processi, vede una suddivisione dell’operatività in progetti e processi, con un responsabile per ognuno di essi e con dei team che lavorano sotto la sua guida senza vincolo di esclusiva, ma che condividendo una pianificazione e degli avanzamenti per i quali tutti, ognuno per la sua parte ne diviene responsabile.
Il tutto in funzione non di un “ruolo” ma di un “obiettivo”.
Il controllo nella gestione per processi avviene su ogni singola attività affidata. Ognuno avrà tempi e risorse a disposizione per raggiungere l’avanzamento delle proprie attività, ogni segnalazione di sforamento o di difficoltà dovrà essere condivisa con il responsabile del processo/progetto, il controllo diviene capillare mentre il risultato sarà complessivo. La misurazione dell’efficienza non sarà effettuata sul singolo ma sul team in maniera oggettiva, sulla base degli obiettivi raggiunti.
Alcuni esempi pratici
Avendo avuto l’opportunità di implementare diversi sistemi in diverse realtà e settori, posso dimostrare come alcune “difficoltà” segnalate dai nostri imprenditori, diventino nella gestione per processi un’”opportunità” per innescare un miglioramento, condividendo con i colleghi problemi e soluzioni.
Un esempio è l’ERRORE. L’errore se non è oggetto di rimprovero o di colpevolezza, può diventare un utile strumento per verificare e rimuovere le “cause”. Stabilendo azioni “mitigatrici” per alleviarne le conseguenze, ma soprattutto azioni “correttive” per rimuoverne le cause, l’analisi e la condivisione dell’errore può impedire che venga ricommesso nuovamente da altri in futuro.
Un altro esempio è la classica attività che sfugge dal controllo e che determina a volte delle INCOMPIUTE, molto rischiose per l’affidabilità dell’azienda verso il cliente.
Attraverso la gestione per processi, tutte le attività vengono mappate ed attribuite. Sarà cura del responsabile verificarne l’avanzamento al fine di evitare che sfuggano dal controllo.
Un esempio sul miglioramento dei comportamenti e sulla prevenzione è quello del MONITORAGGIO DEI PICCOLI INCIDENTI, siano essi riferibili alla sicurezza sul lavoro o alla qualità sotto forma di “piccoli difetti”. Anche qui se analizzati e corretti possono evitare l’insorgere di danni più seri o di eventi gravi. La loro incidenza è nel rapporto della piramide di Heinrich dove per 300 piccoli incidenti si possono avere 29 eventi più seri e 1 grave.
Concludo con un monito che oggi è molto di attualità: bisogna avanzare a testa alta, tenendo sempre in considerazione che è fondamentale avere una visione ed un obiettivo verso il quale dirigersi, prestando sempre molta attenzione agli ostacoli che si possono incontrare e rimanendo sempre pronti a cogliere tutte le opportunità.
