La cassetta degli attrezzi del manager
Roberto Rocchegiani
PARTNER
Manager Consulting
In 50 parole
L’organizzazione efficiente è il frutto di una continua ricerca di equilibri tra i suoi componenti.
In questo articolo affrontiamo due concetti che sono alla base di molti modelli di gestione:
- “lo “strumento” per una riorganizzazione efficace
- “il metodo” per coinvolgere tutta l’organizzazione guidandola verso il miglioramento continuo
Perché interessa l’imprenditore SMART
Quando pensiamo alla nostra organizzazione ed alla necessità di rinnovarla, ci accorgiamo che ci troviamo difronte ad innumerevoli variabili, e per gestirle ci vengono offerti altrettanti strumenti.
È difficile scegliere, in quanto ci sembra di affrontare la complessità con strumenti altrettanto complessi e difficili da declinare sulla nostra organizzazione.
L’intento di questo articolo è di rendere semplici alcuni concetti basilari di “organizzazione”, ed ecco i motivi per i quali potresti essere interessato:
- L’organizzazione snella spiegata con concetti semplici
- Il metodo per pianificare, agire, controllare e riesaminare è visto dalla parte degli imprenditori di successo
- Il cambiamento non è visto come disagio od obbligo, ma come un’opportunità per migliorare e migliorarsi
Le “5 S” per una gestione snella
Un professionista che voglia rendere efficace la sua azione e che voglia essere efficiente in qualsiasi situazione, deve poter portare con sé i suoi “attrezzi del mestiere”.
Con questa metafora cerchiamo di avventurarci nel mondo dell’organizzazione e della riorganizzazione cercando di illustrare con semplicità, ma soprattutto con praticità, quali sono i passi fondamentali per poter analizzare, proporre e magari risolvere dei casi aziendali. Partiamo quindi dalla cassetta degli attrezzi, per poter inserire il primo concetto organizzativo le “5 S”.
Partiamo dal manager, in quanto deve essere lui per primo a mettere ordine nella grande varietà di strumenti manageriali.
Sì, sto parlando di tutte le varie tecniche, per risolvere le problematiche o addirittura per disegnare il profilo di una nuova azienda, di un nuovo business, di una nuova organizzazione.
Le 5 S si basano sulla progressione di queste azioni:
- S: come Separare
- S: come Sistemare
- S: come Spazzare (pulire)
- S: come Standardizzare
- S: come Sostenere (diffondere)
Banale vero?
Cerchiamo di applicarlo semplicemente alla nostra cassetta degli attrezzi, partendo dalla prima fase e pensando (nel frattempo) alla nostra situazione lavorativa, ai nostri uffici, al nostro stabilimento, ai nostri mercati.
1) S: come Separare
Noi tutti abbiamo la nostra cassetta per gli attrezzi, non abbiamo la necessità di acquistarne una nuova, ed abbiamo anche tutti gli attrezzi (o almeno pensiamo di averli) che ci occorrono per effettuare i nostri interventi. Ma a volte capita che non troviamo l’attrezzo giusto, perché magari lo abbiamo lasciato in garage, o se l’attrezzo giusto è nella cassetta, dobbiamo rovistare alcuni minuti per trovarlo.
La prima carenza prende il nome di EFFICACIA, la seconda prende il nome di EFFICIENZA.
Quindi? Rovesciamo il contenuto della nostra cassetta ed iniziamo a separare tutti i nostri attrezzi, ordinandoli per misura, dimensione, utilizzo.
Questo ci permetterà di capire se ci sono attrezzi obsoleti, mancanti, troppo arrugginiti, troppo ingombranti, ecc. Inizieremo a fare delle scelte QUALITATIVE, per rendere il contenuto della nostra cassetta, leggero ed al tempo stesso efficace.
2) S: come Sistemare (riordinare)
Ogni cosa al suo posto, ed un posto per ogni cosa!
Avere da una parte la cassetta vuota e dall’altra, sul nostro tavolo, tutti gli attrezzi divisi per utilizzo, scopo e misura, ci permette di iniziare ad ipotizzare un ordine all’interno della nostra cassetta. Uno scomparto per l’idraulica, uno per l’elettrico, uno per la falegnameria, ecc.
3) S: come Spazzare (pulire)
È una buona occasione per pulire, sia la cassetta degli attrezzi, che per oliare e affilare i nostri attrezzi ed utensili.
4) S: come Standardizzare
La decisione di come la nostra cassetta degli attrezzi deve essere ordinata deve essere rispettata, quindi dopo i nostri interventi dobbiamo avere la possibilità di rimettere tutto velocemente al posto inizialmente stabilito. Per far questo potremmo avere all’interno delle sagome, scatole, contenitori, che ci aiutano a standardizzare la nostra azione di prelievo e di riposizionamento degli attrezzi ed utensili, proteggendoli dai possibili colpi che potrebbero ricevere durante il trasporto.
Fino a questo punto abbiamo effettuato un lavoro su noi stessi, sulla nostra scrivania, ufficio, macchina, reparto, ci siamo imposti una disciplina e ne abbiamo apprezzato i risultati, in termini di EFFICACIA ed EFFICIENZA. Ora arriva la parte più difficile, che è quella di trasformare queste prime 4 S in un nostro “metodo” di lavoro, ripetendolo su TUTTE le nostre azioni ed attività, e soprattutto di diffonderlo ai nostri collaboratori, mettendo “a sistema” questo “modello di gestione”.
5) S: come Sostenere
Perché la ritengo la parte più difficile?
Perché dobbiamo essere in grado di promuovere una “filosofia” del lavoro, e non solo e semplicemente una “procedura”.
Renderla una procedura ci servirà all’inizio per ricordare il significato delle 5S, ma poi questo metodo dovrà entrare nel nostro DNA e divenire il “modo” di come creiamo “valore” in azienda.
Dobbiamo quindi promuovere e “sostenere” questa nostra filosofia, aiutando chi rimane indietro, cercando di promuovere la collaborazione, investendo nella formazione e nell’informazione, ma soprattutto: dando noi per primi l’esempio.
Con una cassetta degli attrezzi così organizzata, possiamo iniziare ad estrarre ed utilizzare il giusto strumento per ogni tipologia di situazione, trasformando le “difficoltà” in “opportunità” per mettere alla prova la nostra efficacia ed efficienza nel proporre ed attuare soluzioni in breve tempo, con il minimo sforzo ed il massimo risultato.
Con questa metafora abbiamo inserito il concetto che sta alla base della LEAN MANAGEMENT, organizzazione snella.
Tralasciando la metafora, andiamo ora nella parte “pratica” ed entriamo nella realtà aziendale, verificando quali sono le 4 principali aree della nostra cassetta degli attrezzi manageriali (management tools).
Management Tools
I contenitori prenderanno il nome dalle 4 fasi principali, che fanno parte del percorso “virtuoso” del miglioramento continuo. Parliamo della ruota di Deming, che si divide in 4 principali momenti, tutti sequenziali fra di loro e con una logica della ripetizione all’infinito, alla ricerca appunto di un equilibrio.
Equilibrio che oggi potremmo declinare con il termine “sostenibilità”, sia essa economica, patrimoniale, sociale, ambientale, qualitativa, ecc.
I 4 momenti, che diverranno anche i 4 contenitori che conterranno i “documenti” della nostra riorganizzazione (sistema) sono:
- PLAN
- DO
- CHECK
- ACT
Questi sono i 4 passaggi alla base di tutti i sistemi di gestione e possono diventare i principali contenitori di tutta la nostra cultura aziendale. Per ognuno di questi contenitori avremo all’interno le “tecniche” per guidare la nostra azienda, che brevemente vi illustro:
PLAN
Tutto ha inizio da una VISIONE dell’Alta Direzione sull’obiettivo più alto, magari utopistico. Un documento che descrive il “sogno” imprenditoriale.
Nel futuro vedo un computer su ogni scrivania e uno in ogni casa.
Bill Gates
Per raggiungere il sogno occorre organizzare un PERCORSO da seguire, che necessiterà di una dichiarazione di POLITICA aziendale che ci rappresenterà e che regolamenterà tutte le attività della nostra azienda.
Dopo un’analisi dello stato dell’arte (un check – up iniziale che viene definito ASSESSMENT) si decideranno le azioni da intraprendere, disegnando l’organizzazione che dovrà attuarle, con quali tempi e con quali risorse.
Management Tools: in questo contenitore potrete trovare diversi strumenti: dall’organigramma, al business plan, allo schema del nostro modello di business (canvas), all’analisi punti di forza, debolezza, opportunità ed ostacoli (SWOT Analysis), analisi di marketing, piano di azione, valutazione dei rischi, ecc. ecc.
DO
Questa è la fase attuativa. Se abbiamo un piano di azione e delle risorse a disposizione, dobbiamo iniziare a costruire i nostri avanzamenti, rispettando i tempi e puntando all’obiettivo.
Management Tools: procedure di lavoro, capitolati progettuali, piani formativi, piani commerciali, organizzazione investimenti, piani manutentivi, modalità di recruiting, piani di carriera, documenti operativi.
Ultimamente leggevo di una tecnica per regolamentare la contraffazione del marchio, o peggio la cattiva gestione dello stesso, attraverso la compilazione e condivisione di un “brand book”, documento contenente le regole per evitare una svalutazione del brand. Regole controllate da un’apposita commissione “legal team”, per verificare eventuali casi di contraffazione e da un “brand champion”, un manager per la verifica del rispetto delle regole del “brand book” da parte del commerciale e delle operations aziendali. Pensate quanto ne avremo necessità per la difesa della nostra ricchezza nazionale il “made in Italy”.
“In questi giorni – dice Domenico Dolce nel video, disponibile anche con sottotitoli in inglese sul canale youtube della maison – abbiamo ripensato tantissimo, con grande dispiacere a quello che è successo e che abbiamo causato nel vostro paese e ci scusiamo tantissimo. Le nostre famiglie ci hanno sempre insegnato a rispettare le varie culture di tutto il mondo e per questo vogliamo chiedervi scusa se abbiamo commesso degli errori nell’interpretare la vostra”
(Dolce e Gabbana)
CHECK
Nella gestione per processi, e questa è una tipica dimostrazione di come tutta la gestione possa essere regolamentata da un processo di miglioramento continuo, le operazioni di controllo ed autocontrollo sono la parte più importante.
Più saremo in grado di “metterci in discussione”, comprendendo la natura “del peccato” più che perseguendo il “peccatore”, più riusciremo a consolidare un percorso condiviso e puntuale di miglioramento.
Il check deve permetterci, in qualsiasi momento di comprendere a quale punto del nostro percorso ci troviamo, e soprattutto se la direzione intrapresa è quella definita dalla POLITICA.
Management Tools: Procedure di audit, non conformità, azioni correttive, bilanci periodici, avanzamenti progettuali (WBS Work Breakdown Structure), check list di controllo, KPI, ecc.
“Se la produttività è bassa e la qualità scadente bisogna guardare al sistema e non ai singoli.”
(William Edwards Deming)
ACT
Fase fondamentale è quella che porta sul tavolo dell’Alta Direzione, i risultati raggiunti e gli scostamenti rispetto alla politica.
Riflessione fondamentale per “aggiustare il tiro” della nostra organizzazione o magari della stessa POLITICA, in quanto magari le situazioni endogene ci portano a ripensare la nostra strategia.
In un clima economico politico definito VUCA Volatiliy Uncertainty Complexity Ambiguity, non dobbiamo meravigliarci se una volta all’anno, sedendoci ed analizzando i dati scopriamo di dover cambiare direzione, magari perché la vita utile del nostro prodotto si è già dimezzata, o perché i canali di trasferimento del valore per il cliente sono totalmente cambiati (si pensi all’avvento di internet e dello smartphone). Potremmo addirittura scoprire che il nostro “modello di business” va completamente rivisto: si pensi alla forte spinta verso la “servitizzazione” dei prodotti che dall’altro lato trasforma qualsiasi prodotto standard e di massa in una commodity, abbattendone drasticamente “valore percepito”.
Management Tools: Riesame della direzione, consuntivazione sugli obiettivi, bilanci, redditività degli investimenti, rielaborazioni forecast del business plan, forecast finanziari, ecc.
“Non è necessario cambiare! La sopravvivenza non è obbligatoria”
(William Edwards Deming)
Ecco con queste 4 pagine, vi ho voluto introdurre in questo mondo della “qualità del processo”, dove le 4 cartelle che contengono i nostri documenti sono anche le 4 fasi fondamentali di un percorso “circolare” atto al “miglioramento continuo”.
È chiaro che maggiore sarà la rotazione di queste 4 fasi, maggiore sarà la velocità con la quale l’organizzazione si avvicinerà all’obiettivo iniziale, quello del “sogno imprenditoriale”.
